Rất nhiều sinh viên ngành kế toán khi ra trường cảm thấy “lạc lõng” giữa môi trường làm việc thực tế. Mặc dù điểm số trên bảng thành tích có thể rất ấn tượng, nhưng khi bắt tay vào xử lý chứng từ, lập báo cáo hay làm việc nhóm, họ lại gặp khó khăn. Nguyên nhân không nằm ở kiến thức lý thuyết, mà là thiếu hụt về kỹ năng thực tiễn. Vậy, đâu là những kỹ năng kế toán mà nhà tuyển dụng thực sự tìm kiếm? Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn và biết cách chuẩn bị hành trang nghề nghiệp một cách vững chắc.
Kỹ năng chuyên môn
Đây là nền tảng không thể thiếu đối với bất kỳ nhân sự kế toán nào. Kỹ năng chuyên môn bao gồm khả năng định khoản, hạch toán, lập sổ sách kế toán, và hiểu được bản chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra, việc nắm vững các chuẩn mực kế toán, nguyên tắc ghi sổ, cách xác định chi phí, doanh thu, và lợi nhuận cũng là yếu tố sống còn.
Ví dụ, khi được giao nhiệm vụ hạch toán một nghiệp vụ mua hàng chưa thanh toán, bạn cần xác định được tài khoản nợ – có, loại chứng từ đi kèm và ảnh hưởng của nghiệp vụ này đến báo cáo tài chính. Việc rèn luyện kỹ năng chuyên môn không thể thiếu quá trình làm bài tập thực hành, xử lý tình huống thực tế hoặc tham gia vào các dự án kế toán mô phỏng.
Kỹ năng tin học văn phòng
Kế toán thời đại số không thể thiếu Excel, Word và đặc biệt là các kỹ năng sử dụng công thức, hàm tính, pivot table trong Excel. Một kế toán viên giỏi không chỉ biết nhập liệu mà còn biết phân tích và trình bày số liệu logic, khoa học.
Hãy tưởng tượng bạn được giao nhiệm vụ lập bảng lương cho 50 nhân viên – việc sử dụng Excel để tự động hóa tính toán, lọc dữ liệu hay xuất báo cáo theo mẫu sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ làm việc. Rèn luyện kỹ năng này bằng cách: học Excel chuyên ngành kế toán, thường xuyên thực hành xử lý số liệu, và làm quen với các mẫu biểu thông dụng trong công ty.
Sự tỉ mỉ và chính xác
Một sai sót nhỏ trong ghi nhận số liệu có thể kéo theo hậu quả lớn – từ sai lệch báo cáo tài chính đến thất thoát chi phí, thậm chí gây rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Do đó, kế toán cần có tinh thần “soi từng con số” như kiểm toán viên.
Tính cách tỉ mỉ không phải bẩm sinh, bạn hoàn toàn có thể rèn luyện thông qua việc: soát xét lại từng bước khi làm bài tập, ghi chép cẩn thận, học cách đối chiếu số liệu giữa các báo cáo, hoặc tham gia công việc liên quan đến đối chiếu công nợ, kiểm tra hóa đơn – chứng từ để nâng cao sự chính xác.
Sử dụng phần mềm kế toán
Các phần mềm như MISA, Fast, hoặc phần mềm ERP hiện đang được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp. Kỹ năng sử dụng phần mềm giúp kế toán làm việc nhanh hơn, giảm sai sót và cập nhật dữ liệu đồng bộ.
Người mới nên bắt đầu với phần mềm MISA vì giao diện thân thiện, dễ học. Hãy đăng ký các khóa học có hướng dẫn thực hành trực tiếp trên phần mềm. Ngoài ra, bạn nên rèn luyện kỹ năng xử lý lỗi thường gặp, như sai định khoản, sai kỳ kế toán, hoặc nhập sai mã đối tượng. Biết cách kiểm tra log chứng từ và sửa lỗi là điểm cộng rất lớn khi đi làm.
Hiểu về thuế
Thuế không phải là lĩnh vực riêng biệt – mà là một phần cốt lõi trong nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp. Kế toán giỏi cần nắm vững thuế GTGT, TNDN, TNCN và các quy định về hóa đơn, khấu trừ, kê khai đúng thời hạn.
Ví dụ, bạn cần hiểu được khi nào hóa đơn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, hoặc xử lý tình huống doanh nghiệp bị xuất hóa đơn sai tên công ty. Cách tốt nhất để rèn luyện là đọc các văn bản thuế mới nhất, cập nhật từ Tổng cục Thuế và thực hành lập tờ khai qua phần mềm HTKK hoặc cổng thuế điện tử.
Đạo đức nghề nghiệp
Kế toán nắm trong tay số liệu nhạy cảm, trực tiếp liên quan đến tài chính của doanh nghiệp – vì thế, sự trung thực, minh bạch, và giữ bí mật thông tin là nguyên tắc đạo đức hàng đầu. Một người làm kế toán tốt không chỉ giỏi về chuyên môn, mà còn được tin tưởng tuyệt đối.
Bạn nên học cách phản ứng khi gặp tình huống “bị yêu cầu hợp thức hóa chứng từ” hoặc “bỏ qua sai sót nhỏ để thuận tiện cho báo cáo”. Việc tham gia các lớp kỹ năng nghề nghiệp, thảo luận các tình huống đạo đức nghề kế toán cũng là cách hữu ích để rèn luyện.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong thực tế, không có tình huống nào giống hoàn toàn lý thuyết. Kế toán cần biết linh hoạt ứng biến khi thiếu chứng từ, khi sai lệch số liệu, hoặc khi xảy ra tranh chấp với khách hàng – nhà cung cấp. Giải quyết vấn đề không chỉ là tìm lỗi, mà là đưa ra giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.
Ví dụ, khi đối chiếu công nợ phát hiện số dư không khớp, bạn cần xác định lỗi nằm ở đâu (ghi nhận, thanh toán, hay giao hàng), từ đó đưa ra hướng xử lý phù hợp. Cách rèn luyện tốt nhất là thường xuyên tham gia xử lý tình huống, học theo case study hoặc trao đổi với người đi trước.
Kỹ năng phân tích, tổng hợp
Một kế toán không chỉ dừng lại ở “ghi chép đúng”, mà cần biết “phân tích có ý nghĩa”. Phân tích chi phí – doanh thu, xác định điểm hòa vốn, đánh giá hiệu quả tài chính theo từng kỳ là các nhiệm vụ không thể thiếu.
Hãy luyện tập khả năng đọc báo cáo tài chính để nhận biết bất thường: vì sao doanh thu tăng mà lợi nhuận giảm? Chi phí quản lý chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu? Những câu hỏi này sẽ giúp bạn rèn luyện tư duy phân tích sâu sắc.
Kỹ năng quản lý thời gian
Kỳ báo cáo tháng, quý, năm đều có deadline rất rõ ràng. Kế toán cần lên kế hoạch công việc, ưu tiên xử lý các nghiệp vụ quan trọng, không bị rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy”.
Rèn kỹ năng này bằng cách sử dụng to-do list, ứng dụng quản lý công việc như Trello, Notion, hoặc Google Calendar để chia nhỏ từng công việc. Quan trọng là bạn cần học cách từ chối khéo khi quá tải và luôn dành thời gian kiểm tra lại trước khi gửi báo cáo.
Kỹ năng chịu áp lực
Thời điểm quyết toán, thanh – kiểm tra thuế, hoặc chuẩn bị báo cáo tài chính là những giai đoạn căng thẳng với kế toán. Làm việc nhiều giờ, xử lý nhiều nghiệp vụ cùng lúc, cộng thêm áp lực từ sếp – từ cơ quan thuế khiến nhiều người “đuối sức” nếu không có kỹ năng chịu áp lực tốt.
Bạn cần học cách kiểm soát cảm xúc, không để stress ảnh hưởng đến quyết định nghiệp vụ. Rèn luyện bằng cách chia nhỏ công việc, nghỉ ngơi hợp lý và đặc biệt là trao đổi, chia sẻ với đồng nghiệp để giảm áp lực tâm lý.
Kỹ năng giao tiếp
Kế toán không chỉ làm việc với số – mà còn giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp, cơ quan thuế, kiểm toán. Kỹ năng giao tiếp giúp bạn truyền đạt rõ ràng, tránh hiểu lầm và tạo thiện cảm trong công việc.
Ví dụ, khi trao đổi với cơ quan thuế về hồ sơ hoàn thuế, nếu bạn diễn đạt trôi chảy, trình bày logic thì khả năng hồ sơ được duyệt sẽ cao hơn. Hãy rèn luyện bằng cách viết email công việc, tham gia họp nhóm, thuyết trình báo cáo – đó là cơ hội để bạn phát triển khả năng ngôn ngữ chuyên môn.
Kỹ năng viết báo cáo
Báo cáo là sản phẩm cuối cùng của mọi nghiệp vụ kế toán. Viết rõ ràng, súc tích, đúng mẫu và đúng số liệu không chỉ thể hiện năng lực, mà còn là cách ghi điểm với cấp trên. Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo phân tích chi phí đòi hỏi khả năng diễn đạt và logic cao.
Bạn có thể rèn luyện bằng cách đọc các mẫu báo cáo của công ty, học cách trình bày bằng biểu đồ, sơ đồ để minh họa cho số liệu. Khi làm bài tập kế toán, hãy tập trình bày như một báo cáo thực sự gửi cho lãnh đạo – đó là cách học hiệu quả nhất.
Không ai có thể trở thành kế toán giỏi chỉ nhờ học lý thuyết. Những kỹ năng mà nhà tuyển dụng tìm kiếm đều cần được rèn luyện qua thực hành thực tế, từ xử lý chứng từ, lên báo cáo đến giao tiếp với các phòng ban. Điều quan trọng là bạn cần chủ động trau dồi và chuẩn bị từ hôm nay.
Nếu bạn còn đang bối rối chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy cân nhắc tham gia khóa học kế toán thực hành thương mại, sản xuất. Đây là cách rút ngắn nhanh nhất khoảng cách giữa kiến thức và công việc thực tế, giúp bạn tự tin xin việc và khẳng định năng lực nghề nghiệp.