Định khoản kế toán là một trong những kỹ năng nền tảng quan trọng nhất mà bất kỳ kế toán viên nào cũng cần nắm vững. Nếu không định khoản đúng, toàn bộ hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính và dữ liệu thuế đều có thể bị sai lệch. Vậy định khoản kế toán là gì? Làm sao để định khoản đúng? Bài viết này của MH Holding sẽ giúp bạn hiểu bản chất định khoản, cách làm và cung cấp bảng ví dụ định khoản cơ bản cho người mới bắt đầu.
Định khoản kế toán là gì?
Định khoản kế toán là việc xác định các tài khoản kế toán cần ghi Nợ – ghi Có dựa trên nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Theo Luật Kế toán Việt Nam:
“Định khoản kế toán là việc xác định mối quan hệ giữa các tài khoản kế toán để ghi nhận nghiệp vụ vào sổ kế toán một cách chính xác.”
Định khoản đúng giúp:
- Ghi nhận đúng bản chất của giao dịch tài chính
- Cập nhật chính xác vào sổ cái, sổ chi tiết
- Tránh sai sót trong báo cáo tài chính và báo cáo thuế
Nguyên tắc định khoản kế toán
- Luôn ghi vào hai bên tài khoản (Nợ – Có)
- Tổng số tiền ghi Nợ = Tổng số tiền ghi Có
- Tài khoản Nợ – Có tuân theo tính chất tài khoản:
- Tài sản tăng ghi Nợ, giảm ghi Có
- Nguồn vốn tăng ghi Có, giảm ghi Nợ
- Doanh thu ghi Có, chi phí ghi Nợ
3 Bước cơ bản định khoản kế toán nhanh chuẩn
Bước 1: Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh
→ Nắm rõ nội dung giao dịch: ai trả – ai nhận – số tiền – mục đích
Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan
→ Chọn đúng tài khoản theo bản chất (ví dụ: tiền mặt, hàng hóa, doanh thu…)
Bước 3: Ghi bên Nợ và Có đúng nguyên tắc
→ Ghi Nợ tài khoản tăng tài sản/chi phí, Có tài khoản tăng doanh thu/nợ phải trả
Ví dụ định khoản kế toán cơ bản
- Khách hàng thanh toán tiền mặt 10.000.000 cho công ty
- Nợ 111 (Tiền mặt): 10.000.000
- Có 131 (Phải thu khách hàng): 10.000.000
- Công ty chi tiền mua văn phòng phẩm bằng tiền mặt trị giá 2.000.000
- Nợ 642 (Chi phí quản lý): 2.000.000
- Có 111 (Tiền mặt): 2.000.000
- Xuất hóa đơn bán hàng trị giá 55.000.000 (gồm 10% VAT)
- Nợ 131: 55.000.000
- Có 511 (Doanh thu): 50.000.000
- Có 3331 (Thuế GTGT đầu ra): 5.000.000
- Trích khấu hao tài sản cố định cho bộ phận quản lý hàng tháng: 3.000.000
- Nợ 642: 3.000.000
- Có 214: 3.000.000
Xem thêm: Nguyên tắc kế toán là gì? 7 nguyên tắc kế toán cơ bản cần nắm vững
Bảng tổng hợp các định khoản kế toán cơ bản
| Nghiệp vụ | Nợ tài khoản | Có tài khoản |
| Thu tiền mặt từ khách | 111 | 131 |
| Chi tiền điện, nước, VP phẩm | 642 | 111 |
| Mua hàng hóa nhập kho | 156 | 111 / 331 |
| Xuất hàng bán cho khách | 131 | 511 / 3331 |
| Trả lương nhân viên | 334 | 111 / 112 |
| Nộp thuế GTGT | 3331 | 111 / 112 |
| Nhận hóa đơn chi phí dịch vụ | 642 / 627 | 331 |
| Ghi tăng tài sản cố định | 211 | 112 / 331 |
| Trích khấu hao tài sản | 642 | 214 |
Lưu ý khi định khoản kế toán
- Không hiểu nghiệp vụ → dễ định khoản sai bản chất
- Ghi sai bên Nợ – Có → sai toàn bộ báo cáo
- Cần phân biệt chi phí hoạt động – chi phí đầu tư
- Nên dùng sơ đồ chữ T để luyện định khoản ban đầu
Câu hỏi thường gặp
- Định khoản kế toán có cần học thuộc tài khoản không?
→ Nên nắm vững 20–30 tài khoản hay dùng nhất, không cần thuộc toàn bộ 100+ tài khoản.
- Sai định khoản thì hậu quả gì?
→ Sai số liệu sổ sách, báo cáo thuế, lỗ lãi → ảnh hưởng quyết toán thuế, phạt hành chính.
- Có phần mềm nào hỗ trợ định khoản không?
→ Có. MISA, Fast, Bravo… có thể tự động định khoản nếu khai báo đúng danh mục ban đầu.
- Người trái ngành học định khoản có khó không?
→ Không nếu học theo ví dụ thực tế, hiểu bản chất dòng tiền – tài sản – nguồn vốn.
MH Holding Việt Nam vừa chia sẻ với các bạn những kiến thức cơ bản về định khoản kế toán là gì? Ví dụ thực tế để các bạn có thể hiểu đúng và dễ dàng áp dụng. Nếu bạn đang quan tâm đến các khóa học kế toán thực hành cơ bản, kế toán thương mại, kế toán sản xuất thì hãy liên hệ ngay với Hotline: 0833.555.189 của MH Holding để nhận được những tư vấn và chương trình khuyến mãi tốt nhất nhé.