Với mỗi loại hình doanh nghiệp và với mỗi doanh nghiệp riêng, sự mô tả công việc của kế toán kho sẽ có sự khác nhau, tuy nhiên nhìn chung kế toán kho đều đảm nhận một số chức năng nhiệm vụ nhất định, giúp đảm bảo quy trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra một cách trơn tru, hiệu quả.
Vậy kế toán kho là gì? Làm những công việc gì? Có gì khác kế toán nội bộ hay kế toán tổng hợp?
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò, nghiệp vụ và kỹ năng thực tế của vị trí này.
Kế toán kho là gì?
Kế toán kho (hay còn gọi là kế toán theo dõi hàng tồn kho) là vị trí kế toán chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm soát/đối chiếu hóa đơn chứng từ, theo dõi tình trạng nhập – xuất – tồn kho; đối chiếu số liệu trên sổ sách và thực tế tại kho; quản lý các phát sinh trong kho giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa thất thoát và rủi ro có thể xảy ra.
Kế toán kho thường làm việc chặt chẽ với thủ kho, kế toán mua hàng, sản xuất để đảm bảo hàng hóa luôn được kiểm soát chính xác. Tuy nhiên, trên thực tế tại nhiều doanh nghiệp, một người có thể kiêm nhiệm cả hai vị trí vừa là kế toán kho vừa là thủ kho.
Vai trò của kế toán kho trong doanh nghiệp
- Đảm bảo ghi nhận chính xác số lượng, chất lượng và giá trị các đối tượng thuộc nhóm hàng tồn kho khi nhập/xuất kho
- Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ (ví dụ: hàng tháng, hàng quý) và đột xuất (khi cần thiết) để đối chiếu với số liệu kế toán, phát hiện sai lệch và đảm bảo tính chính xác của số liệu.
- Giám sát tình trạng kho bãi, đảm bảo an toàn hàng hóa, sắp xếp hàng hóa khoa học để thuận tiện cho việc quản lý và xuất nhập.
- Cập nhật liên tục số liệu tồn kho trên hệ thống quản lý kho, đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin. Lập các báo cáo về tình hình tồn kho, như báo cáo tồn kho theo từng loại hàng, báo cáo tồn kho tổng hợp, báo cáo tuổi đời hàng tồn kho… Cung cấp thông tin cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp để hỗ trợ ra quyết định.
- Thu thập, kiểm tra, lưu trữ, quản lý các chứng từ liên quan đến hoạt động nhập xuất tồn kho, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của chứng từ.
- Là mắt xích quan trọng giữa bộ phận mua hàng, bán hàng và sản xuất
Công việc của kế toán kho là gì?
Công việc hàng ngày
- Kiểm tra chứng từ nhập xuất kho: Kiểm tra tính đầy đủ, tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn,…) nhằm phát hiện và xử lý các lỗi sai sót kịp thời.
- Ghi nhận số liệu nhập xuất kho: Cập nhật số liệu vào hệ thống theo dõi, quản lý kho.
- Kiểm tra tồn kho thực tế (tùy theo yêu cầu quản lý): Kiểm tra ngẫu nhiên hoặc định kỳ hàng hóa trong kho để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh: Xử lý các vấn đề về hàng hóa hư hỏng, thiếu hụt, sai lệch số lượng…
- Báo cáo hàng ngày (tùy theo yêu cầu quản lý): Một số doanh nghiệp yêu cầu báo cáo hàng ngày về tình hình nhập xuất tồn.
Công việc hàng tuần (tùy theo yêu cầu của ban quản trị)
- Đối chiếu số liệu: Đối chiếu số liệu giữa hệ thống quản lý kho với số liệu thực tế, phát hiện và giải quyết các bất thường.
- Báo cáo tuần: Lập báo cáo tổng hợp về tình hình nhập xuất tồn trong tuần.
- Kiểm tra và quản lý chứng từ: Sắp xếp, lưu trữ và kiểm tra tính đầy đủ của các chứng từ trong tuần.
- Quản lý kho: Kiểm tra tình trạng kho bãi, đảm bảo an toàn, vệ sinh và sắp xếp hàng hóa hợp lý.
Công việc hàng tháng
- Kiểm kê hàng tồn kho: Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ để đối chiếu với số liệu kế toán.
- Lập báo cáo tồn kho: Lập báo cáo tổng hợp về tình hình tồn kho cuối tháng, bao gồm giá trị tồn kho, số lượng tồn kho theo từng loại hàng…
- Phân tích chỉ số tồn kho: Phân tích các chỉ số như tỷ lệ luân chuyển hàng hóa, số ngày tồn kho trung bình, hàng tồn kho chậm luân chuyển… để đánh giá hiệu quả quản lý và đưa ra các đề xuất cải tiến.
- Báo cáo tháng: Chuẩn bị báo cáo tháng về tình hình quản lý kho cho ban lãnh đạo.
Công việc cuối năm
- Kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho: Thường xuyên có một đợt kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho để đảm bảo tính chính xác.
- Báo cáo năm: Lập báo cáo tổng kết năm về tình hình quản lý kho.
- Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận kế toán kho trong năm.
- Cập nhật quy trình và hệ thống: Xem xét và cập nhật các quy trình, quy định và hệ thống quản lý kho để đáp ứng nhu cầu thực tế tại Doanh nghiệp.
Xem thêm: Kế toán nội bộ là gì? Vai trò, công việc và kỹ năng cần thiết
08 Kỹ năng cần có của 1 kế toán kho
Để có thể thành thạo trong công việc và nâng cao mức thu nhập của một kế toán kho thì bạn cần trau dồi các kỹ năng sau đây:
- Nắm vững kiến thức chuyên môn: Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, Chế độ kế toán và các quy định hiện hành liên quan.
- Am hiểu về hàng hóa phụ trách
- Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng
- Tư duy logic, tỉ mỉ, cẩn thận, tập trung cao độ
- Kỹ năng làm việc độc lập và đội nhóm, phối hợp tốt với các phòng ban liên quan
- Hiểu và sử dụng tốt phần mềm kế toán, đặc biệt là phần mềm theo dõi hàng tồn kho Doanh nghiệp đang sử dụng
- Tổ chức, sắp xếp công việc khoa học
- Am hiểu và tuân thủ quy định PCCC
Các chứng từ thường sử dụng trong kế toán kho
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Phiếu báo vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Bảng kê mua hàng
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
Kế toán kho có phải làm báo cáo tài chính không?
Đây là câu hỏi mà nhiều bạn quan tâm, kế toán kho thì không trực tiếp làm báo cáo tài chính. Kế toán kho cung cấp số liệu về hàng tồn kho, hàng chênh lệch để kế toán tổng hợp đối soát và lập BCTC.
Tuy nhiên, sai số từ kho có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến báo cáo tài chính cuối kỳ.
Câu hỏi thường gặp
1.Kế toán kho có cần kiểm kê không?
→ Có. Kế toán kho phối hợp kiểm kê định kỳ (tháng, quý) và cuối năm.
2. Có cần bằng cấp chuyên ngành để làm kế toán kho?
→ Tốt nhất nên học kế toán, nhưng có thể đào tạo nội bộ nếu biết phần mềm và quy trình kho.
3. Kế toán kho có giống thủ kho không?
→ Không. Kế toán kho là người ghi nhận – đối chiếu – báo cáo, không trực tiếp sắp xếp hoặc xuất nhập hàng. Tuy nhiên, trên thực tế tại nhiều doanh nghiệp, một người có thể kiêm nhiệm cả hai vị trí vừa là kế toán kho vừa là thủ kho.
Trên đây là chia sẻ của MH Holding Việt Nam về kế toán kho, vai trò công việc của kế toán kho trong doanh nghiệp cùng các lưu ý về chứng từ mà vị trí kế toán kho cần quan tâm. Hãy tiếp tục theo dõi website của chúng tôi để thường xuyên cập nhật các thông tin hữu ích về kế toán, các khóa đào tạo thực hành kế toán chuyên sâu, chuyên nghiệp của MH Holding Việt Nam.