Nhiều chủ doanh nghiệp luôn lo ngại về các tình huống thanh tra thuế doanh nghiệp, đặc biệt khi cơ quan thuế áp dụng biện pháp quản lý chặt chẽ và xử lý nghiêm khắc đối với các vi phạm. Ngay cả khi doanh nghiệp đã hoàn thành việc kê khai thuế một cách đầy đủ, họ vẫn có thể bị thanh tra nếu xuất hiện các dấu hiệu đáng ngờ hoặc nguy cơ cao trong các báo cáo tài chính và thuế. Bài viết dưới đây của MH Holding sẽ hé lộ cho bạn 6 trường hợp thanh tra thuế hay gặp.
6 tình huống thanh tra thuế hay gặp ở doanh nghiệp
Kê khai sai lệch về doanh thu và chi phí
Kê khai sai lệch về doanh thu và chi phí là một trong những sai phạm cực kỳ nghiêm trọng, có thể xảy ra do sự cố ý hoặc thiếu chú ý. Hành vi này dẫn đến việc giảm thiểu nghĩa vụ nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Các trường hợp ví dụ có thể bao gồm:
- Không ghi nhận đầy đủ doanh thu phát sinh trong một kỳ kế toán nhất định.
- Đưa vào hạch toán những chi phí không thuộc về kỳ kế toán hiện tại.
- Tập hợp nhiều chi phí không đủ tiêu chuẩn hợp lệ vào báo cáo tài chính nhằm tăng cường số chi phí được công nhận.
Cơ quan thuế thường tiến hành kiểm tra, đối chiếu các dữ liệu này với hóa đơn đầu ra, thông tin tài khoản ngân hàng, và sổ quỹ để phát hiện những bất thường hay sai sót trong kê khai.
Hạch toán sai chi phí (hóa đơn sai, không có chứng từ…)
Việc ghi chép chi phí không hợp lệ có thể xảy ra khi hóa đơn không chính xác hoặc thiếu các chứng từ cần thiết. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình quyết toán thuế do không đủ hồ sơ hợp lệ. Một số nguyên nhân chủ yếu bao gồm:
- Hóa đơn không đầy đủ thông tin hoặc có những sai sót trong các dữ liệu quan trọng.
- Thiếu hợp đồng, bảng kê chi tiết hoặc biên bản nghiệm thu cần thiết đi kèm với hóa đơn.
- Các hóa đơn đầu vào không được sử dụng cho mục đích kinh doanh hợp pháp.
Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn không rõ ràng hoặc hóa đơn giả mạo cũng là một trong những lý do khiến doanh nghiệp dễ bị thanh tra một cách đột xuất, điều này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng trong việc xử lý thuế và các vấn đề pháp lý khác.
Không kê khai hoặc kê khai sai thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Việc không kê khai hoặc kê khai sai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng. Khi thiếu sót trong việc kê khai thuế, chẳng hạn như quên hoặc chậm trễ, hoặc thực hiện kê khai không chính xác, người nộp thuế có thể gặp phải các hình thức xử phạt.
Cụ thể, đối với thuế GTGT, nếu kê khai sai số thuế được khấu trừ hoặc số thuế đầu ra không chính xác, điều này có thể dẫn đến việc phải nộp thêm thuế, hoặc bị phạt do kê khai không đúng.
Về thuế TNCN, nếu doanh nghiệp không thực hiện khấu trừ thuế tại nguồn cho những người lao động hoặc không nộp thuế đúng hạn cho họ, sẽ gây ra các rắc rối và có thể bị xử phạt.
Đối với thuế TNDN, việc kê khai không chính xác các chi phí được trừ hoặc không điều chỉnh lỗ – lãi theo đúng quy định là những vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm.
Tất cả những sai sót này thường dễ dàng được phát hiện thông qua các cuộc đối chiếu giữa báo cáo tài chính, bảng lương và bảng kê hóa đơn. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc thực hiện một cách chính xác và đầy đủ các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Trốn thuế qua giao dịch liên kết, chuyển giá, chi hoa hồng ẩn
Trốn thuế thông qua những giao dịch liên kết, hoạt động chuyển giá và việc chi hoa hồng ngầm đang là vấn đề lớn trong lĩnh vực tài chính doanh nghiệp.
Đối với các công ty có mối quan hệ liên kết chặt chẽ, chẳng hạn như giữa công ty mẹ và công ty con hoặc giữa các thành viên trong một tập đoàn, các hoạt động liên quan đến việc chuyển giá luôn bị cơ quan thanh tra kiểm tra một cách cẩn thận và kỹ lưỡng. Hơn nữa, một số vấn đề khác cũng cần được lưu ý:
Việc chi hoa hồng cho các trung gian hoặc đại lý mà không có hóa đơn, chứng từ rõ ràng thường tạo ra nghi ngờ về tính hợp pháp và minh bạch của các giao dịch này.
Ngoài ra, các khoản chi phí quảng cáo có thể là những khoản chi không thực tế, hay còn được gọi là “ảo”, và các chương trình khuyến mại cũng thiếu sự quản lý chặt chẽ. Những giao dịch không rõ ràng và thiếu minh bạch này thường bị coi là có dấu hiệu của hành vi trốn thuế và do đó thường được đưa vào danh sách kiểm tra và theo dõi đặc biệt bởi các cơ quan thuế.
Đăng ký người phụ thuộc khống để giảm thuế TNCN
Đăng ký người phụ thuộc giả mạo nhằm mục đích giảm thuế thu nhập cá nhân là một hành vi vi phạm pháp luật.
Nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân lao động đã thực hiện việc đăng ký người phụ thuộc nhưng không đúng với quy định, chẳng hạn như khai báo những người không phải là người phụ thuộc hợp pháp hoặc thiếu các tài liệu cần thiết để chứng minh mối quan hệ đó, như việc khai có con hoặc cha mẹ nhưng không đáp ứng đủ tiêu chuẩn.
Đây được coi là một hình thức gian lận thuế thu nhập cá nhân, và theo quy định hiện hành, hành vi này sẽ bị xử phạt rất nghiêm khắc.
Chậm nộp báo cáo thuế, nộp thiếu hoặc không nộp đúng hạn
Việc nộp báo cáo thuế không đúng hạn, không đầy đủ hoặc chậm trễ đều gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Mỗi khi doanh nghiệp không thực hiện việc kê khai thuế đúng thời gian quy định, hoặc thiếu sót trong báo cáo, thậm chí không nộp tờ khai hoặc số tiền thuế cần thiết, những vi phạm này sẽ được ghi nhận một cách rõ ràng.
Những thông tin này sẽ trở thành bằng chứng để đưa doanh nghiệp vào danh sách những doanh nghiệp có rủi ro cao. Nếu tình trạng này tiếp diễn nhiều lần, doanh nghiệp sẽ nằm trong danh sách có khả năng bị thanh tra bất ngờ.
Thậm chí, họ còn có thể bị áp dụng các biện pháp cưỡng chế tài chính, trong đó có việc phong tỏa tài khoản ngân hàng. Hành vi không tuân thủ về thuế không chỉ ảnh hưởng đến tài chính mà còn có thể làm giảm uy tín và khả năng hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai.
Những lỗi mà doanh nghiệp thường xuyên gặp phải khi thanh tra thuế
Trong quá trình kiểm tra thuế, cơ quan thuế không chỉ đơn thuần dựa vào con số báo cáo mà còn phải xem xét sự đầy đủ và hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ đi kèm. Dưới đây là một số lỗi thường gặp mà nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường phải đối mặt.
Thiếu sót trong việc lưu trữ hồ sơ và chứng từ như hợp đồng, bảng kê và biên bản
Mặc dù báo cáo thuế có thể chính xác về mặt số liệu, nhưng nếu thiếu các chứng từ gốc đi kèm, những chi phí đó có thể sẽ không được công nhận. Một số sai sót điển hình bao gồm:
- Không lưu lại hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc thanh lý.
- Thiếu bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn tổng hợp.
- Không có chứng từ xác nhận thanh toán qua ngân hàng cho các giao dịch trên 20 triệu đồng.
Việc không thực hiện lưu trữ theo quy định sẽ khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc giải trình trong quá trình thanh tra, từ đó dẫn đến khả năng bị loại chi phí và truy thu thuế.
Sai sót trong việc ghi nhận thời điểm doanh thu và chi phí
Lỗi này rất hay xảy ra do doanh nghiệp thiếu hiểu biết về nguyên tắc ghi nhận doanh thu và chi phí trong kế toán cũng như các quy định thuế hiện hành:
- Doanh thu được ghi nhận trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được bàn giao.
- Chi phí được ghi nhận trước khi phát sinh hoặc sau khi kỳ thuế đã kết thúc.
- Không phân biệt rõ ràng giữa các khoản chi trước, chi sau, và việc phân bổ chưa hợp lý.
Khi ghi nhận sai thời điểm, số thuế phải nộp sẽ bị sai lệch theo từng kỳ, từ đó làm gia tăng khả năng bị thanh tra và bị xử phạt.
Không phân loại chi phí hợp lệ và không hợp lệ
Một trong những lỗi phổ biến của kế toán là ghi tất cả các khoản chi vào danh sách chi phí hợp lệ mà không xem xét đến quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Một số khoản thường bị loại bỏ khi quyết toán thuế bao gồm:
- Chi phí tiếp khách hoặc hoa hồng vượt mức cho phép.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định thiếu hồ sơ đăng ký hợp lệ.
- Chi phí lãi vay vượt mức quy định hoặc không được chứng minh qua giao dịch ngân hàng.
- Chi phí cá nhân cho nhân viên nhưng không đủ khả năng chứng minh phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hậu quả chính là doanh nghiệp vừa bị loại chi phí, vừa bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp kèm theo tiền phạt và lãi chậm nộp.
Báo cáo tài chính không nhất quán với các tờ khai thuế
Cơ quan thuế thường tiến hành đối chiếu giữa báo cáo tài chính và các tờ khai thuế giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp cũng như thu nhập cá nhân để phát hiện bất kỳ sự sai lệch nào có thể xảy ra. Việc này sẽ giúp họ nhanh chóng phát hiện ra các sai sót và thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp.
Một số lỗi phổ biến thường gặp trong quản lý tài chính của doanh nghiệp bao gồm:
- Doanh thu được ghi nhận trong báo cáo tài chính không phù hợp với số liệu trên tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).
- Chi phí được thể hiện trong báo cáo tài chính không khớp với những gì đã được khai báo trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
- Quỹ lương thực tế không trùng khớp với thông tin trong tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Những sai sót này có thể dẫn đến nghi ngờ từ phía cơ quan thuế về độ chính xác của dữ liệu tài chính, từ đó tạo ra khả năng cao hơn cho việc bị thanh tra sâu hơn.
Hậu quả khi bị thanh tra và phát hiện sai phạm
Doanh nghiệp sẽ đối mặt với việc bị truy thu thuế, bị phạt hành chính và phải chịu phí chậm nộp
- Khi có bất kỳ khoảng thuế nào bị kê khai thiếu hoặc hạch toán sai, doanh nghiệp sẽ phải nộp phần thuế còn thiếu.
- Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải chịu các khoản phạt hành chính có thể dao động từ 10% đến 20% số thuế bị truy thu, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.
- Ngoài ra, họ cũng phải trả thêm tiền lãi chậm nộp, tính theo tỷ lệ phần trăm cho mỗi ngày chậm trễ kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế cho đến ngày thực hiện thanh toán.
Tổng hợp các khoản này có thể tạo ra gánh nặng tài chính lớn hơn nhiều so với số thuế ban đầu đã được khai báo, gây áp lực cho dòng tiền của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sẽ mất uy tín trước cơ quan thuế và các đối tác liên quan
Khi sai phạm bị phát hiện, doanh nghiệp sẽ gặp bất lợi trong hình ảnh và danh tiếng trước mắt cơ quan thuế.
Kết quả dẫn đến là dễ bị đưa vào danh sách cần quản lý rủi ro, thường xuyên bị kiểm tra định kỳ hơn, và gặp khó khăn trong việc được hưởng các chính sách ưu đãi như hoàn thuế hoặc hoãn nộp.
Hơn nữa, việc bị thanh tra và xử lý sẽ gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp đối với các ngân hàng, nhà đầu tư, và đối tác, nhất là khi họ yêu cầu minh bạch tài chính trong quá trình hợp tác.
Doanh nghiệp sẽ phải chịu sự giám sát chặt chẽ trong những kỳ tiếp theo
Các doanh nghiệp từng bị xử phạt thuế sẽ thường xuyên được đưa vào diện giám sát đặc biệt, dẫn đến việc cơ quan thuế sẽ thực hiện kiểm tra định kỳ hàng quý hoặc hàng năm, và sẽ yêu cầu bổ sung hồ sơ một cách thường xuyên.
Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc giải thích hoặc thay đổi phương pháp tính thuế, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian quý giá và làm chậm lại các hoạt động tài chính và kế toán quan trọng khác.
Hậu quả nghiêm trọng đến kế hoạch tài chính và dòng tiền của doanh nghiệp
Việc đối mặt với các khoản truy thu và xử phạt thuế đã khiến cho kế hoạch tài chính dự kiến bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Nhiều doanh nghiệp buộc phải tạm dừng các dự án đầu tư, kế hoạch mở rộng kinh doanh, hoặc thậm chí phải vay vốn để giải quyết các khó khăn này.
Trong những trường hợp nặng nề, các doanh nghiệp nhỏ có thể rơi vào tình trạng không đủ khả năng thanh toán, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hoạt động và việc trả lương cho nhân viên.
Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán doanh nghiệp của MH Holding
Để hạn chế tối đa các vấn đề mắc phải khi cơ quan thuế kiểm tra. Các doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp:
- Tự kiểm tra sổ sách – báo cáo định kỳ
- Đào tạo hoặc thuê kế toán – tư vấn thuế chuyên nghiệp
- Lưu trữ chứng từ – hóa đơn đúng quy định
- Xây dựng quy trình kế toán – thuế minh bạch và chuẩn hóa
Trường hợp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bộ phận kế toán thường không có nhiều nhân sự, nhân sự kế toán phải kiêm nhiều công việc dẫn đến việc kiểm soát là không hoàn toàn triệt để, để lại nhiều rủi ro. Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán của MH Holding là một giải pháp phù hợp giúp các chủ doanh nghiệp yên tâm trước thanh tra thuế.
Với đội ngũ kế toán viên giàu kinh nghiệm, đã thực hiện rà soát hàng trăm công ty mỗi năm, chỉ ra những điểm sai và đưa ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế. MH Holding hoạt động trên nguyên tắc: “Chất lượng xây dựng niềm tin”.
Mọi nhu cầu tư vấn về dịch vụ kế toán, rà soát và đánh giá rủi ro sổ sách kế toán, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline: 0833555189 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.