Nhiều kế toán thường gặp vấn đề quên mật khẩu đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử eTax trong quá trình kê khai và nộp thuế trực tuyến. Nếu bạn cảm thấy bối rối trước vấn đề này, hãy tham khảo nội dung bài viết bên dưới. Kế toán MH Holding sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước về hướng dẫn lấy lại mật khẩu nộp thuế điện tử dễ hiểu và dễ thực hiện ngay lập tức.
Hệ thống thuế điện tử eTax là gì?
Hệ thống thuế điện tử eTax, hay còn gọi là Hệ thống dịch vụ thuế điện tử eTax, là một nền tảng quản lý thuế trực tuyến do Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính Việt Nam phát triển và triển khai.
Hệ thống này được thiết kế để thay thế cho các phương thức khai thuế và nộp thuế điện tử trước đây như iHTKK và các hình thức nộp thuế qua mạng cũ.
Với địa chỉ truy cập là https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/Request, eTax cho phép cả doanh nghiệp và cá nhân thực hiện hầu hết các thủ tục liên quan đến thuế một cách dễ dàng qua internet, giảm thiểu thời gian cần thiết và hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp với cơ quan thuế.
Điều này không chỉ nâng cao tính tiện ích mà còn giúp cải thiện hiệu quả trong việc quản lý thuế tại Việt Nam.
Các chức năng chính của hệ thống eTax
Các chức năng chính của hệ thống eTax được mô tả như sau:
- Hệ thống cho phép người dùng thực hiện việc kê khai và nộp tờ khai thuế thông qua hình thức điện tử một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người nộp thuế.
- Người nộp thuế có thể thực hiện việc thanh toán thuế điện tử thông qua các ngân hàng liên kết, góp phần nâng cao tính tiện lợi và an toàn trong giao dịch.
- Hệ thống còn cho phép người dùng tra cứu thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế của mình, bao gồm thông báo thuế và quyết định xử lý vi phạm thuế. Điều này giúp người nộp thuế nắm bắt rõ ràng nghĩa vụ và trách nhiệm của mình.
- Người dùng có khả năng đăng ký và thay đổi thông tin tài khoản thuế trực tuyến, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thông tin cá nhân.
- Hệ thống hỗ trợ gửi các văn bản và hồ sơ liên quan đến hoàn thuế hoặc miễn giảm thuế qua hình thức trực tuyến, giúp cho việc thực hiện các thủ tục này trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Đối với các tập đoàn hoặc đơn vị có nhiều chi nhánh, hệ thống eTax cung cấp chức năng quản lý các doanh nghiệp con, giúp cho việc giám sát và quản lý thuế trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Vai trò của tài khoản – mật khẩu trong khai thuế điện tử
Vai trò của tài khoản và mật khẩu trong việc kê khai thuế điện tử là vô cùng quan trọng. Mỗi doanh nghiệp khi tham gia hệ thống eTax sẽ nhận được một tài khoản đăng nhập duy nhất, thông thường là mã số thuế của doanh nghiệp, cùng với một mật khẩu để truy cập. Đây chính là chìa khóa cần thiết để cho kế toán viên thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến thuế qua mạng một cách dễ dàng và thuận tiện.
Hệ thống eTax cũng tích hợp việc sử dụng chữ ký số (USB token) nhằm bảo đảm tính hợp pháp, đồng thời tăng cường an ninh thông tin trong quá trình làm thủ tục thuế.
Việc bảo vệ và ghi nhớ tài khoản – mật khẩu của eTax là cực kỳ thiết yếu. Nếu như người dùng nhập sai thông tin quá nhiều lần, tài khoản sẽ bị tạm khóa, dẫn đến khó khăn trong quá trình làm việc.
Hơn nữa, nếu người dùng quên mật khẩu hoặc mất quyền truy cập vào email đã đăng ký, điều này có thể làm cho công việc kê khai và nộp thuế bị gián đoạn, gây ra chậm trễ hoặc thậm chí là bị xử phạt.
Đặc biệt, trong trường hợp kế toán viên nghỉ việc hoặc có sự chuyển giao trong bộ phận, nếu không quản lý tài khoản một cách hợp lý, doanh nghiệp có thể mất quyền truy cập vào hệ thống eTax, gây ra những bất lợi lớn cho việc thực hiện nghĩa vụ thuế của mình.
Vì sao việc lấy lại mật khẩu là kỹ năng cần thiết mà kế toán nên biết?
Việc lấy lại mật khẩu là một kỹ năng cực kỳ quan trọng đối với những người làm kế toán. Trong thực tế, có nhiều tình huống mà các kế toán viên thường phải đối mặt, chẳng hạn như:
- Họ có thể quên mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.
- Họ có thể mất quyền truy cập vào email cũ, có thể do đã nghỉ việc, đã thay đổi địa chỉ email hoặc chưa nhận được thông tin cần thiết từ người tiền nhiệm.
- Có thể họ sẽ phải chuyển quyền phụ trách thuế cho một người khác mà không nhận được hướng dẫn hoặc tài khoản từ người trước đó.
Vì vậy, việc nắm vững cách để khôi phục mật khẩu cho hệ thống thuế điện tử eTax là một yêu cầu không thể thiếu. Kỹ năng này không chỉ giúp cho công việc của họ được diễn ra suôn sẻ mà còn giúp họ tránh được những rủi ro liên quan đến việc vi phạm thời hạn kê khai và nộp thuế. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi mà một cá nhân có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau, việc có khả năng xử lý những tình huống này là điều vô cùng cần thiết.
Hướng dẫn lấy lại mật khẩu nộp thuế điện tử dễ dàng và nhanh chóng
Có 2 cách để lấy lại mật khẩu đăng nhập nộp thuế điện tử khi bị quên:
Cách 1:
Để nhận được sự trợ giúp là bạn nên liên hệ trực tiếp với Cục Thuế Quản lý. Việc này sẽ giúp bạn có được hỗ trợ cụ thể và kịp thời từ phía cơ quan chức năng.
Các cán bộ thuế sẽ sử dụng ứng dụng nộp thuế điện tử dành cho cán bộ thuế để tiến hành các bước tiếp theo như sau:
Bước 1: Cán bộ thuế sẽ tiến hành việc tra cứu thông tin tài khoản của người nộp thuế (NNT). Điều này giúp xác minh tình trạng tài khoản một cách chính xác.
Bước 2: Tiếp theo, cán bộ thuế sẽ thực hiện việc cập nhật và đổi mật khẩu cho mã số thuế (MST). Điều này cần thiết để đảm bảo an toàn cho thông tin và quyền truy cập vào tài khoản thuế của bạn.
Cách 2: Người nộp thuế có thể tự thực hiện quy trình lấy lại mật khẩu tại ứng dụng Nộp thuế điện tử.
Bước 1: Đầu tiên, người nộp thuế cần truy cập vào hệ thống Nộp thuế điện tử. Để làm điều này, họ có thể chọn mục “Nộp thuế” trong menu của hệ thống Khai thuế trực tuyến hoặc có thể truy cập thẳng vào đường link: http://nopthue.gdt.gov.vn.
Bước 2: Sau khi đã vào hệ thống, người nộp thuế tiếp tục tìm và chọn chức năng “Đăng nhập”.
Bước 3: Chọn chức năng “Lấy lại mật khẩu”.
Bước 4: Thực hiện nhập các thông tin Mã số thuế, mật khẩu mới, nhắc lại mật khẩu mới.
Bước 5: Người dùng cần cung cấp chứng thư số mà họ đã đăng ký để sử dụng dịch vụ Nộp thuế điện tử. Tiếp theo, họ sẽ phải nhập mã PIN của chứng thư số đó nhằm xác nhận quy trình đổi mật khẩu cho tài khoản đăng nhập vào hệ thống Nộp thuế điện tử.
Trong bước này, việc đưa ra chứng thư số đã đăng ký là rất quan trọng, vì nó là yếu tố xác thực nhận diện người dùng. Sau khi đã nhập đúng chứng thư số, người dùng sẽ tiến hành nhập mã PIN đi kèm, mã PIN này chính là chìa khóa để xác minh quyền truy cập và đảm bảo an toàn cho thông tin cá nhân trong quá trình thay đổi mật khẩu.
Việc đổi mật khẩu này giúp cải thiện tính bảo mật cho tài khoản Nộp thuế điện tử, đồng thời cũng là biện pháp phòng ngừa việc truy cập trái phép từ những người không liên quan.
04 điểm cần lưu ý khi khôi phục mật khẩu trên Etax
Việc khôi phục mật khẩu cho hệ thống thuế điện tử eTax có vẻ dễ dàng, nhưng nếu không chú ý, bạn có thể gặp phải những vấn đề như không nhận được email khôi phục mật khẩu, tài khoản bị khóa tạm thời hoặc thậm chí là rò rỉ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp. Dưới đây là một số điều quan trọng mà các kế toán viên cần nắm vững khi thực hiện việc khôi phục mật khẩu:
Địa chỉ Email đăng ký phải trùng khớp với thông tin đã cung cấp cho cơ quan thuế
Khi bạn chọn chức năng “Quên mật khẩu”, hệ thống eTax sẽ yêu cầu bạn nhập địa chỉ email để khôi phục. Tuy nhiên, địa chỉ email này phải chính xác và khớp với email mà bạn đã đăng ký ban đầu trên hệ thống eTax hoặc đã chính thức cập nhật qua hồ sơ khai báo với cơ quan thuế. Cần lưu ý rằng:
Nếu doanh nghiệp đã thay đổi người phụ trách thuế mà không cập nhật lại email, hệ thống sẽ gửi link khôi phục đến địa chỉ email cũ, điều này có thể dẫn đến việc bạn không thể truy cập. – Nếu địa chỉ email cũ không còn khả dụng hoặc khi bạn đã mất quyền truy cập, bạn cần thực hiện thủ tục thay đổi email với cơ quan thuế trước khi tiến hành khôi phục mật khẩu.
Kiểm tra thư mục “Spam” hoặc “Thư Rác” khi chờ email khôi phục
Sau khi bạn thực hiện thao tác khôi phục mật khẩu, hệ thống eTax sẽ gửi cho bạn một email chứa đường link để đặt lại mật khẩu đến địa chỉ email đã đăng ký. Tuy nhiên, một số nền tảng email (như Gmail, Outlook…) có thể tự động chuyển email từ Tổng cục Thuế vào thư mục Spam hoặc quảng cáo. Bạn có thể thực hiện một số mẹo nhỏ như sau:
Nếu sau 1–5 phút bạn vẫn chưa nhận được email, hãy kiểm tra trong thư mục “Spam” hoặc “Thư rác”. – Để tránh tình trạng đó xảy ra trong tương lai, bạn nên thêm địa chỉ email của Tổng cục Thuế vào “Danh bạ tin cậy”.
Tránh thao tác sai quá 5 lần để không bị khóa tài khoản tạm thời
Theo quy định bảo mật của hệ thống, nếu bạn nhập sai mã xác thực hoặc thực hiện thao tác sai quá nhiều lần (thường là từ 5 lần trở lên trong khoảng thời gian ngắn), tài khoản sẽ bị khóa tạm thời nhằm bảo vệ dữ liệu. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần phải đợi một khoảng thời gian nhất định (thường khoảng 15–30 phút) hoặc phải liên hệ với cơ quan thuế để được mở lại quyền truy cập. Một số điều cần lưu ý bao gồm:
Nếu bạn không chắc chắn về thông tin, hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập vào. – Nên hạn chế việc nhấn “Gửi lại mã OTP” hoặc làm mới trình duyệt quá nhiều lần liên tiếp.
Không chia sẻ mật khẩu với nhiều người để tránh rò rỉ dữ liệu thuế
Tài khoản eTax liên quan trực tiếp đến việc kê khai, nộp thuế và chứa nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, bạn nên bảo mật mật khẩu và không chia sẻ cho nhiều người khác, nhằm bảo vệ an toàn thông tin của doanh nghiệp bạn.
Vì lý do bảo mật, bạn không nên chia sẻ mật khẩu tài khoản cho nhiều người, đặc biệt trong trường hợp bạn chưa quản lý được sự thay đổi trong đội ngũ nhân sự.
Tốt nhất là chỉ nên có từ một đến hai người được quyền truy cập và điều hành tài khoản chính.
Sau mỗi lần có sự thay đổi người quản lý tài chính, bạn cần phải thực hiện việc đổi mật khẩu ngay lập tức. Đồng thời, cũng cần kiểm tra lại địa chỉ email đã đăng ký để đảm bảo rằng mọi thông tin đều được bảo vệ an toàn và không bị rò rỉ.
Việc này không chỉ giúp tăng cường an ninh mà còn ngăn ngừa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý tài sản.
Gợi ý một số phương pháp giúp quản lý tài khoản eTax an toàn hơn
Tài khoản thuế điện tử eTax không chỉ đơn thuần là phương tiện để truy cập vào hệ thống mà còn là công cụ quan trọng mà các doanh nghiệp cần để thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế như kê khai thuế, nộp thuế, tra cứu thông báo thuế, gửi hồ sơ hoàn thuế, và nhiều hoạt động khác. Do đó, việc quản lý và bảo vệ tài khoản eTax trở nên cực kỳ quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay khi mà công nghệ số đang ngày càng phát triển và nhân sự trong doanh nghiệp thường xuyên thay đổi.
Dưới đây là một số phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp và kế toán viên có thể quản lý tài khoản eTax một cách an toàn hơn:
Chuyển giao tài khoản khi có sự thay đổi nhân sự trong bộ phận kế toán
Một tình huống thường thấy là khi kế toán rời khỏi công ty mà không hoàn tất việc bàn giao tài khoản eTax, điều này sẽ khiến cho người kế nhiệm không thể truy cập vào hệ thống, và đôi khi họ còn không biết địa chỉ email nào đang được dùng để đăng ký với cơ quan thuế. Hệ quả khá nghiêm trọng là người kế nhiệm sẽ không thể khôi phục được mật khẩu hoặc gặp khó khăn trong việc thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế.
Giải pháp được đề xuất như sau:
- Doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình rõ ràng cho việc bàn giao tài khoản mỗi khi có sự thay đổi về nhân sự.
- Cần lập một biên bản chính thức ghi lại việc bàn giao tài khoản, địa chỉ email, mật khẩu, chữ ký số và các tài liệu liên quan khác.
Sau khi nhận bàn giao, người mới được phân công cần ngay lập tức thay đổi mật khẩu và cập nhật email liên lạc với cơ quan thuế để đảm bảo tính bảo mật.
Sử dụng phần mềm quản lý mật khẩu chuyên dụng để lưu trữ mật khẩu
Việc ghi nhớ mật khẩu một cách thủ công hay lưu chúng trên giấy, trong các file Word hoặc Excel không còn phù hợp trong môi trường làm việc hiện đại và dễ dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin quan trọng. Thay vào đó, việc sử dụng các phần mềm quản lý mật khẩu sẽ giúp lưu trữ an toàn và thuận tiện hơn rất nhiều.
Những phần mềm này không chỉ hỗ trợ tạo các mật khẩu mạnh và an toàn, mà còn tự động điền thông tin đăng nhập vào hệ thống và cho phép phân quyền chia sẻ thông tin đăng nhập nội bộ một cách có kiểm soát.
Sử dụng mật khẩu mạnh và thường xuyên thay đổi
Nhiều doanh nghiệp vẫn có thói quen sử dụng các mật khẩu dễ đoán như: 123456, tencongty2024, admin@123, điều này có thể dẫn đến nguy cơ tài khoản bị đánh cắp. Mật khẩu yếu được coi là một trong những nguyên nhân chủ yếu gây ra các sự cố rò rỉ dữ liệu và gián đoạn trong công việc.
Một số gợi ý để tạo mật khẩu an toàn bao gồm:
- Độ dài tối thiểu nên là 10 ký tự.
- Mật khẩu cần có sự kết hợp giữa chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
- Không nên sử dụng các thông tin cá nhân, tên công ty hoặc số điện thoại.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên thiết lập việc thay đổi mật khẩu định kỳ khoảng 3–6 tháng một lần và cảnh báo khi có những hoạt động đăng nhập không bình thường.
Bài viết trên đây cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách thức khôi phục mật khẩu cho hệ thống thuế điện tử eTax, đặc biệt dành cho các kế toán viên hoặc những người được giao nhiệm vụ quản lý thuế trong doanh nghiệp.
Việc quên mật khẩu là điều rất phổ biến và không quá xa lạ trong quá trình làm việc của mọi người. Tuy nhiên, nếu bạn hiểu rõ quy trình khôi phục mật khẩu như đã được trình bày trong bài viết, bạn sẽ có thể giải quyết nhanh chóng mà không gặp phải những gián đoạn trong công việc liên quan đến việc kê khai và nộp thuế.
Nếu bạn cảm thấy cần thêm sự hỗ trợ trong việc sử dụng hệ thống eTax, hoặc nếu bạn mong muốn nâng cao kỹ năng và hiểu biết trong lĩnh vực kế toán thuế, đừng ngần ngại liên lạc với Kế toán MH Holding Hotline: 0833555189 để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp cũng như hỗ trợ tận tình trong quá trình làm việc.