Việc xác định đúng chi phí được trừ đóng vai trò quan trọng trong quá trình tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nếu doanh nghiệp nắm chắc quy định này, vừa tránh được rủi ro pháp lý, vừa tối ưu hóa số thuế phải nộp. Từ ngày 01/10/2025, Luật Thuế TNDN 2025 (Luật số 67/2025/QH15) chính thức có hiệu lực với nhiều điểm bổ sung, chỉnh sửa liên quan đến chi phí hợp lý được trừ.
Nguyên tắc xác định chi phí được trừ
Theo Khoản 1, Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025, doanh nghiệp chỉ được tính chi phí vào thu nhập chịu thuế nếu thỏa mãn các điều kiện sau:
- Khoản chi liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh.
- Phát sinh thực tế trong kỳ tính thuế, có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi vượt mức theo quy định.
- Không nằm trong danh mục chi phí không được trừ theo Điều 9.
Các khoản chi được trừ theo luật thuế TNDN 2025
Chi phí phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh
- Toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động SXKD trong kỳ.
- Bao gồm cả chi bổ sung cho nghiên cứu & phát triển (R&D).
Các khoản chi đặc thù được pháp luật cho phép
Một số khoản chi có tính chất đặc biệt vẫn được trừ, gồm:
- Chi cho nhiệm vụ quốc phòng, an ninh (huấn luyện, dân quân tự vệ…).
- Chi hỗ trợ tổ chức Đảng, đoàn thể, chính trị – xã hội trong doanh nghiệp.
- Chi đào tạo nghề, giáo dục nghề nghiệp cho người lao động.
- Chi phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc.
- Chi tài trợ đúng quy định pháp luật:
- Tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa.
- Tài trợ thiên tai, dịch bệnh, xây dựng nhà tình nghĩa, quỹ đại đoàn kết.
- Tài trợ cho chương trình hỗ trợ địa phương khó khăn.
- Tài trợ cho hoạt động đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số, nghiên cứu công nghệ.
Nhóm chi phí khác được tính vào chi phí hợp lý
- Chi cho hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ.
- Khoản tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, sự kiện bất khả kháng chưa được bồi thường.
- Chi cho cán bộ biệt phái sang tổ chức tín dụng đặc biệt (theo Luật TCTD 2024).
- Các khoản chi chưa có doanh thu tương ứng nhưng được Chính phủ quy định.
- Chi phí xây dựng công trình công cộng liên quan đến hoạt động SXKD.
- Chi phí phục vụ chuyển đổi xanh, trung hòa carbon, giảm phát thải.
- Các khoản đóng góp vào quỹ theo quyết định của Thủ tướng và Chính phủ.
Lưu ý & Rủi ro khi xác định chi phí được trừ
Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý khi hạch toán chi phí để tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế:
- Chứng từ, hóa đơn phải hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ.
- Kiểm tra kỹ xem khoản chi có thuộc nhóm không được trừ hay không.
- Doanh nghiệp có nhiều hoạt động (ưu đãi & không ưu đãi) cần hạch toán riêng.
- Hồ sơ lưu trữ phải rõ ràng cho các khoản đặc thù như tài trợ, môi trường, giảm phát thải.
- Thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi trên mức quy định.
- Với một số chi phí có mức trần pháp luật: phần vượt mức sẽ bị loại.
- Không trùng lặp giữa khấu trừ VAT đầu vào và chi phí TNDN.
- Chi phí chưa gắn với doanh thu, nếu không được luật cho phép, sẽ không được trừ.
- Với ngành nghề đặc thù (ngân hàng, bảo hiểm, BOT, xổ số, chứng khoán…), nếu vượt hạn mức chuyên ngành thì sẽ bị loại.
Kết luận
Từ ngày 01/10/2025, việc xác định đúng các khoản chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN 2025 là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp:
- Khai thuế chính xác.
- Tận dụng ưu đãi thuế hợp pháp.
- Hạn chế rủi ro bị loại chi phí hoặc xử phạt hành chính.
Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật quy định pháp luật, đồng thời ứng dụng phần mềm kế toán – quản trị thuế để kiểm soát chi phí và tối ưu nghĩa vụ thuế một cách minh bạch, hiệu quả. Mọi nhu cầu tư vấn về dịch vụ kế toán – thuế, quý khách vui lòng liên hệ Holtine của MH Holding để được giải đáp.