Một trong những thắc mắc phổ biến nhất của các hộ kinh doanh cá thể hiện nay là: “Hộ kinh doanh có bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào hay không?”
Câu hỏi này không chỉ liên quan đến nghĩa vụ thuế, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi pháp lý, khả năng hạch toán chi phí hợp lệ, và việc chứng minh nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Bài viết dưới đây của MH Holding sẽ phân tích chi tiết quy định pháp luật hiện hành, giải thích rõ từng trường hợp và đưa ra lời khuyên cụ thể cho kế toán, chủ hộ kinh doanh.
Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là chứng từ do bên bán hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ phát hành cho người mua (bao gồm doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh) khi có giao dịch phát sinh.
Đây là căn cứ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ và được sử dụng để hạch toán chi phí, kê khai thuế.
Các loại hóa đơn đầu vào phổ biến
Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
Do doanh nghiệp, tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phát hành. Đây là loại hóa đơn quan trọng đối với hộ kinh doanh kê khai thuế GTGT.
Hóa đơn bán hàng
Do các hộ hoặc cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp phát hành
Chứng từ thay thế (phiếu thu, phiếu mua hàng)
Áp dụng khi mua hàng hóa nông, lâm, thủy sản hoặc hàng hóa từ cá nhân nhỏ lẻ không thuộc diện phải xuất hóa đơn.
Hóa đơn đầu vào là cơ sở quan trọng để hộ kinh doanh chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa, đảm bảo chi phí được chấp nhận khi cơ quan thuế kiểm tra.
Hộ kinh doanh có bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào không?
Tùy thuộc vào phương pháp nộp thuế, hộ kinh doanh có thể bắt buộc hoặc không bắt buộc phải lưu giữ hóa đơn đầu vào.
Trường hợp bắt buộc
Theo Khoản 4 Điều 5 và Khoản 2 Điều 7 Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải:
- Thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ;
- Lưu trữ đầy đủ hóa đơn đầu vào để chứng minh chi phí, phục vụ kê khai thuế GTGT và xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp không bắt buộc
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán (hộ khoán) không bắt buộc phải lưu giữ hóa đơn đầu vào, vì họ không thực hiện chế độ kế toán.
Tuy nhiên, Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 yêu cầu người bán phải chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ khi có yêu cầu. Do đó, việc lưu giữ hóa đơn đầu vào vẫn nên được thực hiện để bảo vệ quyền lợi kinh doanh và chứng minh tính minh bạch.
Vì vậy:
- Hộ kê khai thuế: bắt buộc có hóa đơn đầu vào.
- Hộ khoán: không bắt buộc, nhưng nên lưu giữ để tránh rủi ro pháp lý.
Không có hóa đơn đầu vào có phải xuất hóa đơn khi bán ra không?
Câu trả lời là có.
Quy định pháp luật hiện hành không căn cứ vào việc có hay không hóa đơn đầu vào để xác định nghĩa vụ xuất hóa đơn đầu ra.
Theo Khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 và điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn điện tử, không phụ thuộc vào chứng từ đầu vào.
Cụ thể:
- Hộ kê khai thuế: phải xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Hộ nộp thuế khoán: chỉ cần xuất hóa đơn điện tử khi người mua yêu cầu.
Do đó, dù không có hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh vẫn phải xuất hóa đơn đầu ra hợp lệ theo quy định của pháp luật thuế.
Ro khi không có hóa đơn đầu vào
Việc không lưu trữ hoặc không có hóa đơn đầu vào có thể gây ra nhiều rủi ro:
| Rủi ro | Hậu quả |
| Không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa | Dễ bị xử phạt hành chính hoặc tịch thu hàng hóa khi thanh tra |
| Không được ghi nhận chi phí hợp lệ | Chi phí không có hóa đơn bị loại khi quyết toán thuế |
| Giảm uy tín với đối tác | Các doanh nghiệp, tổ chức lớn yêu cầu hóa đơn đầy đủ khi hợp tác |
| Khó khăn khi làm việc với ngân hàng, kiểm toán | Không chứng minh được dòng tiền hoặc giá vốn hợp pháp |
Như vậy, việc quản lý hóa đơn đầu vào không chỉ là nghĩa vụ thuế, mà còn là công cụ bảo vệ hoạt động kinh doanh hợp pháp của hộ kinh doanh.
Lời khuyên từ chuyên gia kế toán của MH Holding
Để tránh sai sót và rủi ro thuế, hộ kinh doanh nên:
- Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn hợp lệ khi mua hàng hoặc thuê dịch vụ.
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế cấp phép.
- Lưu trữ song song bản điện tử và bản in (nếu có) để dễ dàng đối chiếu.
- Định kỳ đối chiếu hóa đơn đầu vào – đầu ra để phát hiện sai lệch kịp thời.
- Cập nhật các quy định mới về hóa đơn điện tử, khấu trừ và kê khai thuế.
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu, cần tư vấn về các vấn đề liên quan đến hộ kinh doanh, các vấn đề về thuế và dịch vụ kế toán trọn gói, hãy liên hệ ngay với MH Holding Việt Nam 0833.555.189 để được hỗ trợ giải đáp nhanh nhất.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Hộ kinh doanh nhỏ, nộp thuế khoán có bắt buộc lấy hóa đơn đầu vào không?
Không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu muốn chứng minh nguồn gốc hàng hóa hợp pháp hoặc có giao dịch với đối tác lớn, hộ vẫn nên yêu cầu hóa đơn đầu vào.
Không có hóa đơn đầu vào thì có được tính chi phí hợp lệ không?
Không. Chỉ những khoản chi có hóa đơn, chứng từ hợp pháp mới được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Hộ kinh doanh phải lưu hóa đơn đầu vào trong bao lâu?
Theo Luật Kế toán 2015, hóa đơn và chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
Hộ khoán có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?
Không. Hộ khoán nộp thuế theo phương pháp trực tiếp nên không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, kể cả khi có hóa đơn VAT.
Nếu mua hàng của cá nhân không có hóa đơn, có được chấp nhận không?
Có thể được chấp nhận nếu có chứng từ thay thế hợp pháp như phiếu thu, biên bản giao nhận, hợp đồng mua bán kèm thông tin người bán rõ ràng.
Kết luận
Pháp luật không bắt buộc tất cả hộ kinh doanh phải có hóa đơn đầu vào, nhưng đây là chứng từ quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa, giúp giảm rủi ro khi thanh tra thuế và nâng cao uy tín kinh doanh. Do đó mọi người cần lưu ý:
- Hộ kê khai thuế: bắt buộc có hóa đơn đầu vào.
- Hộ khoán: không bắt buộc nhưng nên lưu giữ hóa đơn.
- Tất cả hộ kinh doanh: bắt buộc xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ.