Trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là nghiệp vụ quen thuộc với mọi kế toán viên. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn mắc sai sót trong quá trình thực hiện, dẫn đến chi phí khấu hao bị loại khi quyết toán thuế, hoặc báo cáo tài chính sai lệch giá trị tài sản.
Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện 6 lỗi phổ biến nhất khi trích khấu hao TSCĐ, phân tích nguyên nhân – rủi ro và hướng dẫn biện pháp khắc phục để đảm bảo chi phí hợp lệ, đúng chuẩn theo quy định hiện hành.
Các lỗi thường gặp khi trích khấu hao tài sản cố định
Xác định sai nguyên giá tài sản
Đây là lỗi phổ biến nhất khi ghi nhận TSCĐ.
Nhiều kế toán chỉ ghi nhận giá mua, mà bỏ sót các chi phí liên quan như:
- Chi phí vận chuyển, bốc xếp, lắp đặt, chạy thử, bảo hiểm, lệ phí trước bạ…
- Chi phí cải tạo hoặc nâng cấp giúp tăng công suất sử dụng.
Hậu quả:
- Nguyên giá bị thấp hơn thực tế → khấu hao tính thiếu → lợi nhuận bị sai.
- Khi thanh tra thuế, cơ quan thuế có thể loại phần khấu hao sai nguyên giá.
Lưu ý:
Cần tách riêng từng tài sản trong sổ quản lý, không gộp nhiều thiết bị cùng loại (ví dụ: máy tính, bàn ghế…) vào chung một mã TSCĐ, vì sẽ gây khó khi điều chỉnh hoặc thanh lý một phần.
Chọn sai thời gian hoặc khung khấu hao
Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, thời gian khấu hao phải nằm trong khung quy định.
Tuy nhiên, thực tế nhiều doanh nghiệp:
- Tùy tiện chọn thời gian ngắn nhất để tăng chi phí, giảm lợi nhuận chịu thuế.
- Hoặc chọn thời gian dài nhất để giảm chi phí trong kỳ.
- Thậm chí khấu hao không phù hợp với thực tế sử dụng (ví dụ: phần mềm dùng 1 năm nhưng khấu hao 3 năm).
Hậu quả:
- Cơ quan thuế có quyền loại chi phí khấu hao không hợp lệ.
- Báo cáo tài chính bị mất cân đối giữa các kỳ.
Giải pháp:
- Đối chiếu khung khấu hao theo quy định.
- Lập quyết định phê duyệt thời gian khấu hao nội bộ, có giải trình rõ nếu khác khung chuẩn.
Trích khấu hao sai thời điểm
Đây là lỗi ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí trong kỳ.
Một số tình huống thường gặp:
- Trích chậm: tài sản đã bàn giao sử dụng nhưng chưa tính khấu hao đúng kỳ.
- Trích sớm: tài sản chưa sẵn sàng sử dụng nhưng đã tính khấu hao.
- Trích dư: tài sản đã hết hạn khấu hao vẫn bị tính tiếp do kế toán không kiểm tra định kỳ.
Hậu quả:
- Làm sai lệch chi phí từng kỳ.
- Khi kiểm toán hoặc thanh tra, phần khấu hao sai thời điểm sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lệ.
Mẹo:
Nên sử dụng phần mềm quản lý TSCĐ có tính năng cảnh báo thời điểm bắt đầu và kết thúc khấu hao.
Không dừng khấu hao khi tài sản ngừng sử dụng hoặc thanh lý
Theo quy định, khi tài sản ngừng hoạt động, điều chuyển hoặc thanh lý, doanh nghiệp phải dừng khấu hao ngay thời điểm đó.
Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn tiếp tục trích khấu hao do:
- Không được thông báo khi tài sản ngừng sử dụng.
- Không cập nhật quyết định điều chuyển hoặc thanh lý kịp thời.
Hậu quả:
- Báo cáo tài chính sai lệch giá trị TSCĐ.
- Cơ quan thuế loại chi phí khấu hao không hợp lệ.
Cách xử lý:
Xây dựng quy trình phối hợp giữa phòng kế toán và bộ phận kỹ thuật để cập nhật tình trạng tài sản ngay khi có thay đổi.
Hạch toán sai tài khoản chi phí khấu hao
Sai sót này thường xuất hiện ở doanh nghiệp có nhiều bộ phận (sản xuất, bán hàng, quản lý).
Một số lỗi điển hình:
- Ghi khấu hao máy sản xuất vào chi phí quản lý (TK 642).
- Ghi khấu hao tài sản văn phòng vào giá vốn hàng bán (TK 632).
Hậu quả:
- Cơ cấu chi phí bị sai → lợi nhuận gộp, lợi nhuận thuần không phản ánh đúng thực tế.
- Cơ quan thuế có thể yêu cầu điều chỉnh và loại phần khấu hao không đúng.
Giải pháp:
Phân loại rõ bộ phận sử dụng trước khi ghi nhận khấu hao và đối chiếu định kỳ giữa bảng khấu hao – sổ cái – báo cáo tài chính.
Không điều chỉnh sai sót khấu hao năm trước
Khi phát hiện sai sót, nhiều doanh nghiệp chỉ điều chỉnh trong năm hiện tại mà không hồi tố hoặc thuyết minh lại số liệu.
Hậu quả:
- Vi phạm nguyên tắc kế toán.
- Số liệu giữa các năm không nhất quán, dễ bị kiểm toán hoặc cơ quan thuế loại chi phí.
Hướng xử lý đúng:
- Nếu sai sót trọng yếu, phải điều chỉnh hồi tố và ghi chú trong thuyết minh BCTC.
- Nếu không trọng yếu, có thể điều chỉnh trong kỳ hiện tại nhưng cần lập hồ sơ giải trình rõ ràng.
Nguyên nhân cốt lõi gây ra sai sót
- Kế toán chưa cập nhật quy định mới về khấu hao (Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư 96/2015/TT-BTC…).
- Quy trình kiểm soát nội bộ yếu, thiếu cơ chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận.
- Quản lý thủ công bằng Excel, dễ sai công thức, nhầm kỳ hoặc ghi thừa.
- Chuyển đổi phần mềm kế toán không đồng bộ dữ liệu, gây lệch nguyên giá – thời gian khấu hao.
- Hồ sơ chứng từ thiếu hoặc thất lạc, không đủ căn cứ chứng minh chi phí hợp lệ.
Cách phòng tránh & giải pháp
| Giải pháp | Nội dung chi tiết |
| Xây dựng quy trình nội bộ | Ghi tăng, nghiệm thu, khấu hao, thanh lý rõ ràng – có phê duyệt. |
| Rà soát bảng khấu hao định kỳ | Đối chiếu với sổ cái, BCTC ít nhất mỗi quý. |
| Lưu trữ hồ sơ song song | Giấy + bản scan: hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao, nâng cấp, thanh lý. |
| Sửa sai đúng quy định | Phân loại trọng yếu – không trọng yếu để điều chỉnh phù hợp. |
| Đào tạo định kỳ | Cập nhật văn bản mới, hướng dẫn thực hành cho nhân sự kế toán. |
Checklist kiểm tra trước khi quyết toán thuế
Trước khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế, kế toán cần rà soát theo danh sách sau:
- Đã cộng đủ chi phí vào nguyên giá (vận chuyển, lắp đặt, chạy thử…)
- Thời điểm bắt đầu khấu hao khớp với ngày nghiệm thu bàn giao
- Tài sản ngừng sử dụng hoặc thanh lý đã dừng khấu hao
- Không còn tài sản nào bị khấu hao sau khi hết hạn
- Số liệu bảng khấu hao khớp với sổ cái TK 214 và các tài khoản chi phí
- Hồ sơ pháp lý của từng tài sản đầy đủ và có thể truy xuất
Kết luận
Khấu hao tài sản cố định không chỉ là nghiệp vụ kế toán thường xuyên, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí được trừ và lợi nhuận doanh nghiệp.
Việc nhận diện sớm và khắc phục các lỗi thường gặp giúp kế toán:
- Báo cáo tài chính minh bạch hơn
- Hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán
- Tăng độ tin cậy của dữ liệu tài chính nội bộ
Nếu bạn vẫn còn những thắc mắc hoặc cần giải đáp thêm về nghiệp vụ, đừng ngần ngại liên hệ với MH Holding ngay hôm nay để được giải đáp nhanh nhất. Hoặc tham gia:
Cộng đồng giải đáp kế toán Miễn Phí của MH Holding: https://zalo.me/g/sguhhf589