Việc nộp báo cáo tài chính (BCTC) và quyết toán thuế qua hệ thống điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính. Hiện nay, các doanh nghiệp tại Việt Nam có thể nộp hồ sơ qua hai hệ thống chính: phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai thuế) và cổng Thuế điện tử (eTax).
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình nộp hồ sơ một cách chính xác và hiệu quả.
Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cần thiết
Trước khi tiến hành nộp báo cáo tài chính và quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
Hồ sơ báo cáo tài chính
Bộ báo cáo tài chính đầy đủ bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01-DN).
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DN).
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN, nếu có).
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DN).
- Phụ lục giao dịch liên kết (Mẫu 01 nếu có).
Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN).
Báo cáo tài chính năm.
Các phụ lục kèm theo (nếu có):
- Bảng kê thu nhập chịu thuế, thu nhập miễn thuế.
- Bảng kê ưu đãi thuế TNDN.
- Báo cáo giao dịch liên kết (nếu có).
Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN).
- Danh sách nhân viên và thu nhập chịu thuế (Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN).
- Chứng từ khấu trừ thuế (nếu có).
Lưu ý quan trọng:
- Doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ số liệu trước khi nộp để tránh sai sót hoặc bị trả lại hồ sơ.
- Các file báo cáo tài chính cần xuất đúng định dạng XML để nộp qua hệ thống thuế điện tử.
Hướng dẫn nộp báo cáo tài chính qua phần mềm HTKK
HTKK là phần mềm do Tổng cục Thuế cung cấp, hỗ trợ doanh nghiệp kê khai và nộp hồ sơ thuế theo định dạng chuẩn. Dưới đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Cài đặt và cập nhật phần mềm HTKK mới nhất
- Tải phần mềm HTKK tại trang chủ của Tổng cục Thuế: https://www.gdt.gov.vn.
- Cài đặt và cập nhật phiên bản mới nhất để tránh lỗi hệ thống.
Bước 2: Nhập dữ liệu báo cáo tài chính
- Mở phần mềm HTKK, đăng nhập bằng mã số thuế doanh nghiệp.
- Chọn mục Báo cáo tài chính → Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp.
Nhập đầy đủ thông tin trên các biểu mẫu:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Kiểm tra lại số liệu trước khi kết xuất file.
Bước 3: Xuất file XML
- Sau khi hoàn thành kê khai, nhấn nút Kết xuất XML để tạo file nộp lên cổng Thuế điện tử.
- Lưu file XML vào thư mục dễ tìm trên máy tính.
Hướng dẫn nộp báo cáo tài chính qua cổng Thuế điện tử (eTax)
Bước 1: Truy cập cổng Thuế điện tử
- Mở trình duyệt Chrome hoặc Edge, truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn.
- Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 2: Chọn chức năng nộp tờ khai
- Tại giao diện chính, vào mục Khai thuế → Nộp tờ khai XML.
- Chọn tệp XML đã xuất từ HTKK.
Bước 3: Ký điện tử và gửi hồ sơ
- Cắm thiết bị chữ ký số (USB Token) vào máy tính.
- Nhấn Ký điện tử và nhập mã PIN.
- Bấm Gửi tờ khai để hoàn tất quá trình nộp hồ sơ.
Bước 4: Kiểm tra tình trạng hồ sơ
- Vào mục Tra cứu tờ khai để kiểm tra trạng thái hồ sơ đã nộp.
- Nếu hồ sơ bị từ chối, cần kiểm tra nguyên nhân và sửa lỗi theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Hướng dẫn nộp tờ khai quyết toán thuế điện tử
Quy trình nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN và TNCN tương tự như nộp báo cáo tài chính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Chuẩn bị tờ khai trên HTKK
- Chọn chức năng Tờ khai quyết toán thuế TNDN/TNCN.
- Nhập đầy đủ thông tin và kiểm tra kỹ số liệu.
- Xuất file XML để nộp qua cổng Thuế điện tử.
Bước 2: Nộp tờ khai trên cổng Thuế điện tử
- Đăng nhập vào https://thuedientu.gdt.gov.vn.
- Chọn Nộp tờ khai → Tải lên file XML.
- Ký điện tử và gửi hồ sơ.
Bước 3: Kiểm tra kết quả
- Tra cứu trạng thái tờ khai trên hệ thống.
- Nếu có lỗi, thực hiện điều chỉnh và nộp lại.
Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục khi nộp hồ sơ điện tử
| Lỗi phổ biến | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
| Không ký điện tử được | Chữ ký số chưa kết nối, driver chưa cài đặt | Kiểm tra thiết bị USB Token, cài lại driver |
| Hệ thống báo lỗi sai định dạng file | File XML không đúng định dạng | Xuất lại file từ HTKK, kiểm tra phiên bản |
| Nộp hồ sơ nhưng không có phản hồi | Hệ thống quá tải hoặc lỗi mạng | Đợi một thời gian rồi kiểm tra lại |
| Hồ sơ bị từ chối do sai số liệu | Sai lệch giữa tờ khai và báo cáo tài chính | Kiểm tra và đối chiếu lại trước khi nộp |
Với các hướng dẫn chi tiết trong bài viết của Kế toán MH Holding Việt Nam, hy vọng các bạn đã biết cách nộp báo cáo tài chính và quyết toán thuế điện tử qua mạng nhanh và chính xác, đúng với yêu cầu. Bên cạnh đó, MH Holding Việt Nam cũng là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ kế toán trọn gói dành cho doanh nghiệp. Mọi nhu cầu về dịch vụ, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline: 0833.555.189 để được hỗ trợ giải đáp nhanh nhất.